La información empresarial en riesgo donde menos se lo espera

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Hoy en día las empresas generan ingentes cantidades de información: datos de recursos humanos, correos electrónicos empresariales, facturas, datos de clientes, incluso la página corporativa en Facebook o la cuenta de Twitter constituyen ‘información’
Por Ignacio Chico, Director General de Iron Mountain España


La mayoría de las empresas saben que esta información ha de ser gestionada, protegida y, cuando es preciso, destruida de forma segura. Un grupo de compañeros de trabajo alrededor de la máquina de café, charlando sobre colegas, clientes, cómo va la facturación de la empresa o sobre una noticia corporativa que aún no se ha comunicado oficialmente, también están compartiendo ‘información’; este canal alternativo a los obvios es muy difícil de controlar por las empresas.
Un reciente estudio sobre más de 600.000 correos electrónicos enviados entre empleados de una multinacional – a todos los niveles en el organigrama – descubrió que uno de cada siete e-mails contenía información que nada tenía que ver con el negocio de la empresa, sino los típicos “chismes”, independientemente del tema objeto del mensaje[i]. El hecho es que este estudio señala un punto importante: si este tipo de información no estrictamente empresarial está incluida en una comunicación que se considera como un archivo de la empresa, probablemente podría durar para siempre.

En ocasiones la información que “corre” extraoficialmente por la empresa puede ser infundada o difamatoria. Compartir datos a través de canales informales podría llevar a la exposición pública de información confidencial o sensible, haciendo a la empresa vulnerable ante procesos legales, lo que conllevaría acciones disciplinarias contra empleados que hubieran compartido dicha información.
Recientemente llevamos a cabo una encuesta[ii] entre empleados de oficinas en Europa que reveló una correlación preocupante entre el acceso a la información y el deseo de compartirla. El estudio mostraba que un tercio de los empleados europeos (35%) comparten de forma regular información confidencial sobre sus empresas y sus colegas. De hecho, un 25% declaraba que comparte secretos con otros miembros del personal. Es preocupante, al menos desde mi punto de vista, que estas cifras aumenten a un 43 y un 38% cuando los empleados trabajan en el departamento de recursos humanos. El personal senior y los empleados en los departamentos jurídicos y financiero también son proclives, según parece, a divulgar información confidencial de la empresa, mientras que el personal de administración salta al tercer lugar en el ranking de indiscreción en la oficina a la hora de dar detalles sobre la vida privada de sus colegas. Las empresas tienen que alentar a aquellos con un acceso más privilegiado a la información sensible a que demuestren los más altos estándares de discreción.
Sin embargo, hay que considerar que la información empresarial compartida de forma informal – la información “de pasillo” – permite a los empleados expresar sus inquietudes, algo que no se atreven a hacer a través de canales más formales. Estudios recientes en los EEUU y en los Países Bajos han mostrado que hablar de asuntos de la empresa de forma informal contribuye a rebajar el estrés en el lugar de trabajo o minimizar conductas no éticas por parte de los colegas. Visto de esta manera, la charla de café puede ayudar a definir el código ético que los empleados crean para sí mismos, a la vez que ayuda a dibujar la cultura corporativa. También puede mejorar la productividad y la confianza, ayudando a los empleados a establecer lazos y construir amistades[iii].
La verdad es que en un mundo que cambia continuamente en cuanto a la información se refiere, lo que parece privado, casual y efímero es cada vez más público y permanente. Esta es una lección que están aprendiendo las empresas a través de su presencia en las redes sociales; la información compartida informalmente en la oficina no es una excepción.

Gestionar la información de forma responsable puede parecer algo lejano a las conversaciones alrededor de la máquina de café. Sin embargo consiste – y mucho – en infundir una cultura de respeto y protección de datos en todos los ámbitos de la empresa, al tratarse de una gestión efectiva y un almacenamiento seguro de documentos en papel y de datos digitales. Se trata de reconocer los derechos de los empleados a la privacidad tanto como de mantener a buen recaudo la información sobre clientes. Consiste en entender y conectar con el complejo entramado social de la empresa, así como en garantizar a aquellos empleados ansiosos que tienen a alguien a quien dirigirse para compartir sus preocupaciones. Lo que es o no es un comportamiento apropiado a la hora de interactuar informalmente o a la hora de hablar con los colegas debería estar incluido en un código ético definido y claro. Las empresas deberían establecer una línea directa para los empleados, permitiéndoles sacar temas que les preocupan de forma totalmente confidencial y asesorarles sobre cuál es el comportamiento más adecuado.

Es imposible impedir que la gente hable. Y no lo deberíamos intentar siquiera. Pero lo que podemos y debemos hacer es impedir que la gente haga daño a terceros o a la empresa. En una época caracterizada por el acceso fácil y el intercambio rápido de información, puede que haya llegado el momento para las empresas de pensar un poco más en cómo gestionar este asunto.
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[i] Huffington Post, 6 Junio 2013, estudio de Georgia Tech
[ii] Estudio de Opinion Matters para Iron Mountain. La encuesta se llevó a cabo entre 15/04/2013 y 01/05/2013. Muestra: 5021 adultos empleados en el Reino Unido, Francia, Alemania y los Países Bajos.

[iii] Universidad de California, Berkeley, Journal of Personality and Social Psychology, Mayo 2012; Universidad de Groningen, Junio 2011

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